Özlük dosyası personel çalıştıran işletmelerin çalışanları adına kayıt tutması için gereklidir. Personel özlük dosyası olarak da bilinen bu dosya, Türk İş Kanunu kapsamında yönetmelikle saklı tutulur. Çalıştırılan her personel için düzenlenmesi gereken özlük dosyaları, gerektiğinde belge ve kayıt ibraz edilir. Şirketin “İnsan kaynakları departmanı” tarafından düzenlenen bu özel dosya için içeriğimizi okumaya devam edin.
Pera Passage, özlük dosyasının yanı sıra pek çok işletmeye yönelik kreatif çözümler sunmaktadır. Özlük dosyası hakkında bilgi almadan önce hizmetlerimize göz atabilirsiniz.
Özlük Dosyası Nedir?
Özlük dosyası kısaca bir işletmenin çalıştırdığı personele dair bilgileri içeren personel kayıt belgesidir. İşletme, Türk İş Kanunu kapsamında çalıştırdığı her personel için özlük dosyasını hazırlamakla mükelleftir. Personelin kimliği, ikametgâhı, sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi belgeleri içerisinde barındırır.
İş dünyasında, işverenlerin yükümlülükleri arasında yer alan önemli bir konu, çalışanlarına ait özlük dosyalarını kanunlarla belirlenmiş şartlara uygun bir şekilde düzenlemektir. İşverenler, sadece çalışanlarına ait bilgileri değil, aynı zamanda yasal olarak bulundurmak zorunda oldukları belgeleri de içeren kapsamlı özlük dosyalarını düzenlemekle yükümlüdür.
Personel özlük dosyaları, işçi ile ilgili kişisel ve mesleki bilgilerin yanı sıra yasal düzenlemelere tabi evrakları da içermelidir. İşverenin, personel özlük dosyalarını düzenli ve eksiksiz bir şekilde tutması, hem çalışan haklarını koruma hem de yasal yükümlülüklere uyum sağlama açısından önem taşımaktadır.
Özlük Dosyası Ne İşe Yarar? Neden Tutulur?
İşveren, özlük dosyasında sadece işçinin kimlik bilgilerini değil, aynı zamanda bu kanun ve diğer ilgili yasal düzenlemeler çerçevesinde tutmakla yükümlü olduğu her türlü belge ve kaydı muhafaza etmek zorundadır.
Belgeler istendiği zaman yetkili memur ve mercilere sunma sorumluluğu taşır. İşveren, işçi ile ilgili elde ettiği bilgileri dürüstlük ilkelerine ve hukuki standartlara uygun bir şekilde kullanmakla yükümlüdür. İşçinin çıkarlarını korumak adına gizli kalmaları gereken bilgileri ifşa etmemek de işverenin sorumlulukları arasındadır.
İşletmenin zorunlu olarak kayıt altına aldığı özlük dosyası;
- Hukuki düzenleme ve denetlemeler,
- İş ilişkilerinin yönetimi,
- Personeli yakinen tanıma,
- Kariyer gelişimi ve eğitim,
- İş sağlığı ve güvenliği,
- İşten ayrılma,
- Emeklilik prosedürleri işine yarar.
Özlük dosyasının düzenli ve eksiksiz tutulması, iş ilişkilerini şeffaf ve adil bir şekilde yönetmek için önemlidir. Çalışanların haklarını koruma ve işverenin yasal yükümlülüklere uyum sağlama açısından da kritik bir rol oynar.
Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Özlük dosyasının düzenlenmesi konusunda belirli bir standart format zorunluluğu bulunmamaktadır. İşletmeler, özlük dosyalarını farklı şekil ve düzenlerde hazırlama özgürlüğüne sahiptir. Şirket, bu formata kendi kararını verebilir; ancak, dosyanın istenilen bilgilerle eksiksiz doldurulması gereklidir.
Özlük dosyası her bir çalışan için işletme tarafından ayrı kayıt tutulan bir belgedir. Bu nedenle, departmanlara ait tüm çalışanlar için ayrı dosyalar oluşturmak ve bu dosyalara çalışanın “Adı Soyadı” gibi temel bilgileri eklemek işinizi kolaylaştıracaktır.
Özlük dosyası;
- Personel ad ve soyadı,
- Hangi belgelerin alındığı,
- Eksik belgeler varsa listesi,
- Kontrol ve takip çizelgeleri,
- İşten ayrılma veya yeni iş başlangıç tarihleri yazılarak hazırlanır.
Dosya da genel bir liste oluşturmak önemlidir. Liste sayesinde dosyada hangi belgelerin bulunacağına dair yönergeler içermelidir. Her personelin dosyasında aynı sırayla evrakların yer alması, düzeni sağlamak adına önemlidir.
Özlük Dosyasında Olması Gereken Tüm Evraklar
Özlük dosyası, bir çalışanın işyerindeki geçmişini, haklarını ve yükümlülüklerini belgeleyen önemli bir kayıttır. Özlük dosyasında bulunması gereken tüm evraklar, iş yasalarına ve işyeri politikalarına uyum sağlamak, denetimleri geçmek ve çalışan ilişkilerini düzenli bir şekilde yönetmek için kritik öneme sahiptir.
İşletme tarafından düzenlenen özlük dosyasında mutlaka olması gereken evraklar.
- Çalışan personelin kişisel bilgileri
- İşe alım süreciyle ilgili belgeler
- Eğitim, yetenek ve çalıştığı pozisyon
- Personelin vesikalık fotoğrafı
- Varsa diploma fotokopisi
- Evli ise evlilik cüzdan fotokopisi
- Erkekler için askerlik durum belgesi
- Adli sicil kaydı
- Maaş ve özlük hakları
- Sağlık sigortası ve güvenlik
- İş performans değerlendirmesi
- İkametgah ve ikinci ikametgah adresi
- SGK kayıtları
- Vergi numarası ve beyannameler
Yasal düzenlemelere uyum sağlamak ve personel çalışma sürecini şeffaf bir şekilde yürütmek için Türk İş Kanunu’na uymak gereklidir. İstenilen belgeler eksiksiz bir şekilde tutulmalıdır ve gerektiğinde ibraz edilebilmelidir.
Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?
İş Kanunu’nun 104. maddesine göre; işçilerin özlük dosyalarında yer alması gereken belgelerin eksik ya da hiç bulunmaması durumunda, işverenlere idari para cezası verilir. Her işveren, çalışanları için özlük dosyası oluşturmakla yükümlüdür. 2023 yılı itibariyle İş Kanunu’nun ilgili yönetmeliğine göre işçi özlük dosyası bulundurmamanın cezası 9.303,00 TL’dir.
İşletmelerin özlük dosyalarını kayıt altına almaması veya tutmaması, 4857 sayılı İş Kanunu gereğince 9.303 Türk Lirası cezası vardır. Cezanın ödenmemesi halinde ilgili yönetmeliklere göre faiz uygulanmaktadır. Belirlenen süre içerisinde tek kalemde veya taksit tutarıyla birlikte vergi dairelerinden cezanın ödenmesi gereklidir.
İş Kanunu’nda belirlenen yönetmeliklere göre özlük dosyası tutmayan işletmeler, mâli cezanın yanı sıra idari ceza gibi yaptırımlara da maruz kalabilir.
Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Ne Kadardır?
İşyeri özlük dosyası kavramıyla birlikte, bu dosyaların muhafaza süresi de büyük bir öneme sahiptir. Özlük dosyası, işverenlerin ve şirketin insan kaynakları departmanlarının üzerine düşen önemli sorumluluklardan biridir.
İş Kanunu tarafından belirlenmiş özel bir saklama süresi olmamakla birlikte, vergi uygulamaları açısından en az 5 yıl, sigorta işlemleri bağlamında ise en az 10 yıl süreyle bu dosyaların korunması gereklidir.
İş Sağlığı ve Güvenliği uygulamalarıyla ilgili olarak ise bu süre minimum on beş yıl olarak belirlenmiştir. Bu dosyaların düzenli bir şekilde muhafaza edilmesi, işverenin yasal düzenlemelere uyum sağlaması ve gerektiğinde denetimlere hazır olması açısından son derece önemlidir.
Personel Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
Personel özlük dosyaları, genellikle şirketlerin insan kaynakları departmanlarında görevlendirilen personeller tarafından hazırlanır. Departman, işe alınan çalışanlardan gerekli tüm belgeleri talep eder ve ardından özlük dosyalarını düzenleyip saklar.
Özlük dosyalarında bazı temel belgeler öne çıksa da genel olarak standart bir format bulunmamaktadır. Burada esas olan, şirketin talep ettiği tüm belgelerin eksiksiz bir şekilde dosyada saklanmasıdır. İnsan kaynakları departmanının bu süreçteki görevi, işçi ile ilgili önemli bilgileri düzenli bir şekilde muhafaza etmek ve yasal düzenlemelere uyum sağlamaktır.
Personel Özlük Dosyası Örneği
Personel özlük dosyası örneği, kapağında personelin adı ve soyadı, T.C kimlik numarası ve sicil numarasının yazdığı bir belgedir. Belge, işletmenin personeline ait özel belgeler taşıdığı için örneği işletmeler de saklıdır. Özel bilgilerin paylaşılmaması konusunda ilgili yönetmelikler izlendiği için personel özlük dosyasına ait örnek paylaşılamamaktadır.
Personel özlük dosyasında yer alması gereken çeşitli belgeler, işverenin ve işçinin haklarını korumak, yasal düzenlemelere uyum sağlamak ve iş ilişkilerini düzenli bir şekilde yönetmek amacıyla önemlidir. Bu belgeler, işveren tarafından işçiden temin edilir ve özlük dosyasında saklanır. Bu süreçte özlük dosyasının eksiksiz ve doğru bilgiler içermesi, yasalar tarafından korunan bir kuraldır. İşverenler ve işçiler arasındaki güvenin ve şeffaflığın sağlanması için özlük dosyasındaki belgelerin titizlikle düzenlenmesi önem taşır.
